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【導入の目的】
1. 関与先の採算管理
2. 職員の仕事の効率性管理
M事務所では、従来から別のソフトで関与先と業務のクロス集計表で職員の時間管理を行っていた。所長はクロス集計表を見ながら職員ひとりひとりと毎月面談し、仕事の内容を評価・改善していた。しかし以前のソフトはスタンドアロンで、職員は毎日、紙の日報に業務にかかった時間をつけておき、パートが毎週一括してパソコンに入力していた。しかし紙で記録した後ＰＣで入力するのは２度手間になるうえ、出力が担当者別の一ヶ月のクロス集計表に限定され、自由な切り口で集計できないため原価目付役に切り替えることになった。原価目付役に切り替えてからは各自が毎日の日報を自分のパソコンから入力できるようになった。
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【活用方法】
同事務所で活用している帳票はまず、従来から担当者ごとに出力している関与先と業務のクロス集計表である。このクロス集計表をもとに所長が職員と面談し、関与先ごとに業務の改善点や新たに提案すべきサービスを検討している。
また決算月別に関与先の原価率や時間原価、時間報酬を集計する「決算月別関与先採算分析」も毎月活用している。これは関与先の一年間の採算を把握するための帳票で、関与先ごとに原価率や時間単価、時間報酬がわかるようになっている。原価率や時間報酬・時間原価に問題があれば、どの業務に時間とコストがかかったのかまでわかる。また時間報酬をもとに関与先から受取る報酬が妥当かどうかを検討している。同事務所では経営に関するあらゆる情報は全てオープンになっており、これらの帳票を誰でもサーバーから見ることができる。また毎月一回職員全員が参加する経営会議が開かれており、原価目付役から出力される経営データも全員に公開されている。
同事務所がまったく問題なくスムーズに導入できた理由のひとつとして、業務マスターをあまり細かく分類していないことがあげられる。業務の数は３０程度で、５０から６０に区分する他の事務所よりも少ない。あまり細かく分類していないため、かえってどの業務に入れるのか迷うことなく入力できるようである。
また毎月の経営会議や、オープンにされた経営情報を通して職員が自分が何をすべきか、どうあるべきかを認識しており、原価目付役にデータを入力する意義を自覚していることも導入がスムーズに行われた一因である。
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【企業データー】
【有限会社リテック】
■代表取締役
服部 恭典
・中小企業診断士(情報部門）
・一級販売士
・中小企業診断士協会東京支部所属
・東京商工会議所・商工会連合会エキスパート
・東京都中小企業振興公社支援専門家 060331専235号
・財団法人神奈川中小企業センター経営アドバイザー
・神奈川商工会連合会エキスパート
・財団法人やまなし産業支援機構支援専門家
・中小企業診断士協会東京支部商店街研究会所属
■所在地
〒102-0071
東京都千代田区富士見1-7-5富士見ヒルズビル 2F
■事業内容
データ分析ソフトDataNatureを利用したソフト開発、データ活用コンサルティング
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