| |
 |
 |
 |
 |
【導入の目的】
1. 関与先の採算管理
2. 業務の生産性の管理
S事務所は、西新宿の高層マンションの一角に事務所を構える中堅の会計事務所である。別のフロアーに不動産鑑定事務所も持っており、不動産がらみの税務に強みを持っている。また中国人スタッフを数人抱えており、中国系の企業にも強い。 原価目付役を導入したのは、関与先ごとに採算が取れているかどうかを、目に見える形でつかめるようにすることと職員の仕事振りを関与先別、業務別に毎月把握できるようにするためである。これまでもEXCELで各職員に関与先別の稼働時間を記録させたこともあったが、集計作業があまりにも煩雑で時間がかかるため長続きしなかった。
「勝ち組を目指す会計事務所の所長様へ」に戻る
【どのように活用しているか】
関与先の管理については、報酬は入力せず、関与先ごとの原価率は算出していない。業務にかかった時間から関与先の採算性をチェックしている。報酬金額の割にあまりにも時間のかかる関与先については、報酬の改訂を申し入れ、受け入れられない場合は報酬を打ち切ることも検討している。 また２、３ヶ月に一度所長は職員一人一人と個別面談を行っている。原価目付役で、各職員の「関与先別作業時間の月別推移」を出力し、それを見ながら各関与先の稼動状況や動向を質問する。急に稼動が増えた月はなにか原因があるので、その理由は必ず確認し、必要があればアドバイスを行っている。 導入後すでに２年近く経過し、原価目付役の活用についても定着してきたため、これまで所長専用のパソコンに入れていた管理者用ソフトを事務所の共用パソコンに移動した。これにより職員はいつでも自分の稼動状況を見ながら仕事の効率性をチェックできるようになった。
「勝ち組を目指す会計事務所の所長様へ」に戻る
【導入時の工夫】
導入当初、職員は時間管理に抵抗があり、なかなか積極的には入力したがらなかった。朝礼の時など所長は口をすっぱくして入力を促し、ようやく定着するようになった。
また業務マスターの設計にも苦心した。所長が最初に作ったマスターは、実際の業務の実態と合わず、「どこに入れていいのかわからない業務」がしばしば発生、そのたびにマスターに新しい業務を追加した。しばらくは業務を追加しながら運用を続けたが、半年ぐらい経って業務マスターを整理することを決め、改めてマスターを設計しなおした。
このほか運用の過程で工夫したのは関与先マスターである。関与先マスターに登録するのは法人に絞り込んだ。個人の細かい仕事や単発の仕事を入力する時は担当者ごとに「山田その他顧客」「木下その他顧客」と言ったダミーの関与先名をあらかじめ関与先マスターに登録しておき、ひと括りにして入力している。
「勝ち組を目指す会計事務所の所長様へ」に戻る
【今後の課題】
今後の課題は「手書き日報の全面廃止」である。今のところ原価目付役の日報入力と手書きの日報を併用している。職員にとっては二度手間になるため手書き日報の電子化については強い要望があった。原価目付役の定性情報入力オプションが完成すれば、すぐに導入する予定である。定性情報入力オプションでは、関与先ごとに日報を出力できるので、関与先の動向が手にとるようにわかる。個別面談でも関与先の個別情報を見ながら面談することでいっそうの成果が上がることを期待している。
「勝ち組を目指す会計事務所の所長様へ」に戻る |
 |
 |
 |
 |
|
|
|
|
|
|
【企業データー】
【有限会社リテック】
■代表取締役
服部 恭典
・中小企業診断士(情報部門）
・一級販売士
・中小企業診断士協会東京支部所属
・東京商工会議所・商工会連合会エキスパート
・東京都中小企業振興公社支援専門家 060331専235号
・財団法人神奈川中小企業センター経営アドバイザー
・神奈川商工会連合会エキスパート
・財団法人やまなし産業支援機構支援専門家
・中小企業診断士協会東京支部商店街研究会所属
■所在地
〒102-0071
東京都千代田区富士見1-7-5富士見ヒルズビル 2F
■事業内容
データ分析ソフトDataNatureを利用したソフト開発、データ活用コンサルティング
|
|
|
|
|
|
